Trong thời đại số hóa và cách mạng công nghiệp 4.0, việc sử dụng tổng đài ảo đang trở thành một lựa chọn thông minh và hiệu quả cho các doanh nghiệp. Và đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp trong việc cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tối ưu. Họ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa nguồn lực và tạo trải nghiệm khách hàng tốt hơn.
I.Điểm khác biệt của tổng đài ảo so với tổng đài truyền thống
So với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo sở hữu nhiều điểm vượt trội hơn.
1. Cơ sở công nghệ:
Tổng đài ảo là một giải pháp được xây dựng trên cơ sở công nghệ điện toán đám mây (cloud computing) cho phép nó cung cấp quyền truy cập vào máy chủ thông qua kết nối mạng internet. Bạn có thể quản lý và sử dụng tổng đài ảo từ bất kỳ đâu mà không bị ràng buộc bởi vị trí địa lý. Với điểm đặc biệt này, doanh nghiệp có thể chăm sóc khách hàng tốt hơn, không bị lỡ bất cứ cuộc gọi nào của khách hàng.
2. Khả năng mở rộng:
Tổng đài ảo thường dễ dàng mở rộng theo nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm hoặc giảm số lượng đường dây, số lượng máy nghe điện thoại một cách linh hoạt. Điều này giúp bạn tối ưu hóa nguồn lực và tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả.
3. Khả năng tích hợp:
Tổng đài ảo có khả năng tích hợp với các ứng dụng và hệ thống khác một cách dễ dàng. Nó có thể tương tác với các hệ thống CRM, quản lý cuộc gọi và các ứng dụng khác để cải thiện trải nghiệm khách hàng và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.
4. Tính di động:
Tổng đài ảo cho phép bạn sử dụng các thiết bị liên lạc đa dạng như điện thoại IP (IP phone), smartphone, điện thoại bàn, máy tính và nhiều thiết bị khác. Việc chăm sóc khách hàng trở nên linh hoạt hơn, thay vì chỉ ngồi ở công ty mới có thể gọi điện chăm sóc khách hàng thì giờ đây nhân viên có thể làm việc từ xa và tiếp cận tổng đài mọi lúc mọi nơi.
5. Bảo mật:
Tổng đài ảo thường được thiết kế với các tính năng bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo an toàn dữ liệu và cuộc gọi. Vì vậy, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ này, không lo sợ thông tin khách hàng lọt vào tay đối thủ.
Xem thêm: Cung cấp dịch vụ tổng đài Call Center chuyên nghiệp, hiệu quả
II.Những lý do doanh nghiệp cần đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo
Tổng đài ảo là một công cụ quảng bá thương hiệu và chăm sóc khách hàng hiệu quả. Không chỉ tiết kiệm chi phí, tổng đài ảo còn mang đến rất nhiều lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp. Chính vì thế mà càng ngày càng có nhiều doanh nghiệp tìm kiếm và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ này.
Để hiểu rõ hơn tại sao doanh nghiệp cần lựa chọn dịch vụ tổng đài ảo, bạn hãy đọc các lý do dưới đây:
1.Tổng đài ảo giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp:
So với mô hình tổng đài truyền thống, việc sử dụng tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể. Tất cả dịch vụ được lưu trữ trên đám mây, giúp giảm thiểu các chi phí liên quan đến cơ sở hạ tầng, cài đặt và bảo trì phần cứng.
2.Không bỏ lỡ cuộc gọi:
Trong mô hình tổng đài truyền thống, sự giới hạn về số lượng cuộc gọi đến cùng một lúc (thường khoảng 30 cuộc gọi) có thể dẫn đến việc bỏ lỡ cuộc gọi quan trọng. Tuy nhiên, khi sử dụng tổng đài ảo, không có hạn chế về số lượng cuộc gọi đến. Dù có hàng trăm, hàng ngàn cuộc gọi đổ về số tổng đài cùng 1 lúc thì doanh nghiệp cũng không bị bở lỡ bất cứ cuộc gọi nào.
3.Gia tăng cơ hội tiếp cận và chăm sóc khách hàng
Trong thời đại kinh doanh trực tuyến, có một sự cố kỹ thuật hoặc gián đoạn trong liên lạc có thể gây thiệt hại lớn đối với doanh nghiệp. Khách hàng ngày càng đòi hỏi sự phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp. Đầu tư vào tổng đài ảo giúp đảm bảo liên lạc không bị gián đoạn, đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
4.Tiết kiệm thời gian vận hành:
Tổng đài ảo giúp tiết kiệm thời gian vận hành doanh nghiệp một cách tối ưu. Mọi cuộc gọi đều được chuyển đến hệ thống quản lý tương tác với khách hàng (CRM), giúp lưu trữ thông tin và phân bổ cho đội ngũ bán hàng một cách nhanh chóng. Xử lý cuộc gọi trở nên chính xác và nhanh chóng hơn, thông tin khách hàng sẽ được chuyển đến đúng nhân viên phụ trách. Với hệ thống hoàn toàn tự động, có khả năng gọi đến hàng nghìn khách hàng trong thời gian ngắn nhất.
5.Củng cố vị thế cạnh tranh:
Tổng đài ảo cung cấp các hệ thống truyền thông thích hợp, giúp nhân viên tương tác với khách hàng một cách hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp có sức cạnh tranh lớn và củng cố vị thế của họ trong thị trường.
Như vậy, việc thiết lập tổng đài ảo không chỉ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian mà còn tạo ra cơ hội để nâng cao chất lượng dịch vụ, tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn và tăng cường vị thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.
Xem thêm: Bật mí địa chỉ cung cấp dịch vụ tổng đài pbx sử dụng công nghệ VoIp tốt nhất
III. Những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng tổng đài ảo
1.Xác định đúng số lượng người dùng để chọn gói dịch vụ phù hợp:
Trước khi bạn quyết định sử dụng gói dịch vụ tổng đài ảo nào, bạn cần xác định số lượng người dùng trong doanh nghiệp mình cần kết nối vào tổng đài. Điều này quan trọng vì số lượng người dùng sẽ ảnh hưởng đến loại gói dịch vụ bạn nên chọn. Nếu bạn chọn một gói quá lớn so với nhu cầu, bạn sẽ phải trả nhiều tiền dư thừa. Ngược lại, nếu chọn gói quá nhỏ, bạn có thể gặp khó khăn trong việc quản lý cuộc gọi và phục vụ khách hàng.
2.Lựa chọn gói dịch vụ và chi phí phù hợp với nhu cầu, quy mô doanh nghiệp:
Sau khi xác định số lượng người dùng, bạn cần lựa chọn gói dịch vụ tổng đài ảo phù hợp. Các gói dịch vụ thường có sự khác biệt về số lượng cuộc gọi, tính năng và chi phí. Đảm bảo rằng gói bạn chọn cung cấp đủ tính năng cần thiết cho doanh nghiệp của bạn và rằng chi phí của nó phù hợp với ngân sách của bạn.
3.Xem xét lựa chọn những phương thức thanh toán cước phí có nhiều chương trình ưu đãi:
Một số nhà cung cấp tổng đài ảo cung cấp nhiều phương thức thanh toán cước phí khác nhau, bao gồm thanh toán hàng tháng, hàng năm hoặc theo số lượng cuộc gọi. Bạn nên xem xét tùy chọn thanh toán nào phù hợp với ngân sách của bạn và có các ưu đãi hay chương trình khuyến mãi nào.
4.Lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo có các dịch vụ đi kèm:
Khi chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo, hãy đảm bảo rằng họ có các dịch vụ đi kèm như hỗ trợ khắc phục sự cố 24/7, bảo hành và bảo trì. Điều này đảm bảo rằng hệ thống tổng đài của bạn luôn hoạt động ổn định và sẵn sàng phục vụ khách hàng mọi lúc.
IV. Vinasite – Đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài uy tín, chuyên nghiệp
Vinasite là một công ty cung cấp dịch vụ tổng đài ảo uy tín, chuyên nghiệp mà bạn có thể tin tưởng lựa chọn. Chúng tôi tự hào mang đến những giải pháp tối ưu để giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí.
Đăng ký sử dụng dịch vụ tổng đài ảo VINASITE của Vinasite, khách hàng sẽ nhận được những lợi ích sau:
1.Tiết kiệm chi phí hàng tháng tối đa:
Dịch vụ tổng đài ảo của VINASITE giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí về cơ sở hạ tầng và vận hành, do không cần đầu tư vào phần cứng tổng đài truyền thống. Chi phí thuê dịch vụ tổng đài ảo thường thấp hơn và dễ quản lý.
Dịch vụ tổng đài ảo cũng loại bỏ nhu cầu phải chi trả cho bảo trì, nâng cấp và chỉnh sửa phần cứng. VINASITE đảm bảo rằng hệ thống tổng đài ảo luôn hoạt động ổn định và được cập nhật tự động.
Chúng tôi cung cấp các tùy chọn thanh toán trả trước với chi phí hấp dẫn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn và dễ dàng dự đoán ngân sách hàng tháng.
2.Kết nối dễ dàng với nhiều nền tảng khác nhau:
Dịch vụ tổng đài ảo của VINASITE có tích hợp linh hoạt với nhiều hệ thống CRM và các ứng dụng khác, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý thông tin khách hàng.
3.Giải pháp CSKH đa kênh:
VINASITE cung cấp giải pháp tổng đài ảo đa kênh, giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng qua nhiều kênh khác nhau như điện thoại, email và chat trực tuyến, tạo trải nghiệm toàn diện cho khách hàng.
4.Gia tăng cơ hội bán hàng và giúp doanh nghiệp đạt được con số mục tiêu đã đề ra:
Sử dụng tổng đài ảo của VINASITE giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình tiếp thị, bán hàng và phục vụ khách hàng, từ đó đạt được con số mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
Có thể thấy, dịch vụ tổng đài ảo của VINASITE là một giải pháp hữu ích mà các doanh nghiệp nên áp dụng trong hoạt động kinh doanh. Đảm bảo trải nghiệm liên lạc được thống nhất, toàn diện và linh hoạt. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc muốn tìm hiểu thêm về giải pháp này, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.
Bộ phận chăm sóc khách hàng của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn chi tiết và nhanh chóng nhất. VINASITE đồng hành cùng bạn trong việc cải thiện hoạt động kinh doanh và tăng cường khả năng tiếp thị và bán hàng.
Xem thêm:
Bật mí 5 đơn vị cung cấp dịch vụ zalo ZNS uy tín, chuyên nghiệp
Cung cấp dịch vụ tổng đài đa kênh chăm sóc khách hàng toàn diện
