Dịch vụ tổng đài ảo là gì?- Dịch vụ tổng đài ảo đã trở thành một phần quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Không chỉ mang lại sự tiện lợi mà nó còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí so với việc đầu tư vào hệ thống tổng đài truyền thống. Với những lợi ích vượt trội, tổng đài ảo không chỉ là một xu hướng mà còn là một lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp.
I.Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là một dịch vụ thoại hiện đại sử dụng nền tảng IP (Internet Protocol) để cung cấp cho khách hàng những cuộc gọi có chất lượng cao mà chi phí lại thấp. Dịch vụ này được triển khai một cách đơn giản và hiệu quả, không đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư vào hệ thống tổng đài truyền thống tốn kém.
Để sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể trang bị điện thoại IP, cài đặt phần mềm Softphone trên các thiết bị di động hoặc sử dụng các điện thoại analog thông thường và kết nối chúng với thiết bị VoIP Gateway. Dịch vụ tổng đài ảo cung cấp các tính năng tương tự như một tổng đài truyền thống chuyên nghiệp như quản lý cuộc gọi, chuyển tiếp, ghi âm và nhiều tính năng khác.
Đặc điểm nổi bật của dịch vụ tổng đài ảo là sự tiết kiệm chi phí và tính linh hoạt. Nó sử dụng mạng Internet để truyền tải âm thanh, giúp giảm thiểu chi phí liên quan đến việc duy trì hệ thống tổng đài truyền thống và cuộc gọi điện thoại. Đồng thời, nó mang lại khả năng kết nối và làm việc từ bất kỳ đâu có kết nối Internet, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa sự tiện lợi và linh hoạt trong giao tiếp.
II.Đối tượng khách hàng sử dụng tổng đài ảo
Tổng đài ảo là một giải pháp linh hoạt và tiết kiệm chi phí cho nhiều loại doanh nghiệp từ các doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn lớn …Bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều có thể ứng dụng tổng đài ảo cho việc chăm sóc khách hàng của mình
- Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tổng đài nhưng không muốn đầu tư nhiều tiền cho hệ thống tổng đài riêng: Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư và duy trì một hệ thống tổng đài truyền thống. Điều này phù hợp đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa có nguồn lực hạn chế.
- Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân viên hoạt động ở các địa điểm khác nhau: Tổng đài ảo cho phép tích hợp và quản lý cuộc gọi từ nhiều vị trí khác nhau một cách hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì liên lạc dễ dàng giữa các chi nhánh và nhân viên đang làm việc từ xa.
- Doanh nghiệp chưa có văn phòng cố định: Đối với các công ty mới thành lập hoặc đang phát triển, tổng đài ảo là một lựa chọn lý tưởng giúp tiết kiệm chi phí. Nó cho phép họ duy trì một hệ thống liên lạc chuyên nghiệp mà không cần phải có văn phòng cố định.
- Doanh nghiệp muốn chuyên nghiệp trong việc hỗ trợ khách hàng: Tổng đài ảo cung cấp các tính năng như ghi âm cuộc gọi, xác định nguồn gốc của cuộc gọi và tổ chức dữ liệu khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chất lượng cao và tạo sự tin tưởng từ phía khách hàng.
Xem thêm: Call Center là gì? Những điều thú vị mà bạn nên biết
III.Lợi ích của tổng đài ảo đối với doanh nghiệp
Tổng đài ảo là sự lựa chọn tuyệt vời dành cho tất cả các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Với những đặc điểm nổi bật mà nó mang lại như: tiết kiệm chi phí, tính linh hoạt, tổng đài ảo đang dần trở thành công cụ đắc lực trong việc hỗ trợ kinh doanh cho doanh nghiệp.
1.Tổng đài ảo giúp tiết kiệm chi phí
Thuê tổng đài ảo, doanh nghiệp không phải tốn tiền đầu tư vào hệ thống tổng đài truyền thống với cơ sở hạ tầng phức tạp. Doanh nghiệp chỉ phải trả tiền cho dịch vụ tổng đài ảo, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu và chi phí duy trì hàng tháng. Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí bảo trì, bảo hành, không phải lo lắng tới các sự cố hỏng hóc thiết bị. Sau khi đăng ký dịch vụ tổng đài ảo, chỉ cần đợi 24-48h là có thể sử dụng.
2.Linh hoạt
Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp linh hoạt mở rộng hoặc thu hẹp hệ thống theo nhu cầu cực nhanh chỉ trong vòng 24h.. Bạn có thể thay đổi số lượng máy chủ hoặc số lượng cuộc gọi cùng một lúc một cách dễ dàng.
3.Không giới hạn không gian làm việc
Nếu trước kia các doanh nghiệp sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống bắt buộc phải có nhân viên ngồi tại văn phòng để trực điện thoại thì khi sử dụng tổng đài ảo nhân viên có thể làm việc từ xa và vẫn truy cập hệ thống tổng đài ảo thông qua mạng Internet. Điều này giúp doanh nghiệp có thể hỗ trợ khách hàng 24/7, trong suốt 365 ngày kể cả ngày lễ Tết đồng thời tăng hiệu suất làm việc của nhân viên lên tối đa.
4.Cải thiện trải nghiệm khách hàng:
Tổng đài ảo có tính năng cuộc gọi tự động, cuộc gọi trong vòng lệnh và ghi âm cuộc gọi. Điều này giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, giúp họ được phục vụ nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.
5.Tùy chỉnh theo nhu cầu:
Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh cấu hình tổng đài ảo để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Ví dụ: doanh nghiệp có thể tích hợp tính năng cuộc gọi video vào trong tổng đài ảo, thêm tính năng nhận diện giọng nói và nhiều tính năng khác để tối ưu hóa quá trình làm việc.
6.Dữ liệu khách hàng phong phú:
Tổng đài ảo thu thập thông tin về cuộc gọi và khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng và tạo chiến lược phù hợp dựa trên dữ liệu sẵn có.
7.Tăng hiệu suất công việc:
Tính năng tự động hóa trong tổng đài ảo giúp tăng hiệu suất công việc. Cụ thể đó là tổng đài có thể tự động chuyển cuộc gọi đến nhân viên tư vấn thích hợp nhất dựa trên cuộc gọi trước đó của khách hàng.
8.Đảm bảo liên lạc liền mạch:
Với tính năng số hóa, bạn có thể tích hợp tổng đài ảo với các ứng dụng khác như CRM hoặc email, giúp đảm bảo liên lạc liền mạch giữa các phòng ban.
IV. Tiện ích của tổng đài ảo
Dịch vụ tổng đài ảo mang đến nhiều tiện ích quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình liên lạc và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
- Chức năng trả lời tự động cho phép khách hàng tương tác với hệ thống tổng đài bằng cách sử dụng giọng nói hoặc bàn phím số. Điều này giúp khách hàng được dẫn hướng đến bộ phận phù hợp mà họ cần liên hệ mà không cần chờ lâu.
- Hiển thị tên người gọi đến trên điện thoại hoặc máy tính giúp nhân viên nhận diện và phục vụ khách hàng một cách cá nhân hóa hơn.
- Softphone là phần mềm giúp máy tính hoặc thiết bị di động biến thành điện thoại IP. Tích hợp với tổng đài ảo, Softphone cho phép nhân viên thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ đâu có kết nối Internet.
- Ghi âm, nghe lại, xóa cuộc gọi của tổng đài ảo là tính năng giống với tổng đài truyền thống.
- Tổng đài ảo lưu trữ thông tin về cuộc gọi như thời gian, số điện thoại, và nội dung cuộc gọi. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích hoạt động liên lạc.
- Tính năng cho phép nhiều người dùng tham gia vào cuộc gọi và hội thoại cùng một lúc của tổng đài ảo tạo điều kiện cho sự hợp tác và trao đổi thông tin hiệu quả giữa các bên.
- Người dùng có thể dễ dàng chuyển cuộc gọi từ một cuộc gọi đến khác để đảm bảo rằng cuộc gọi được chuyển đến người phù hợp nhất để giải quyết vấn đề.
- Dịch vụ khách hàng 24/7 giúp doanh nghiệp phục vụ khách hàng mọi lúc, kể cả ngoài giờ làm việc.
- Tổng đài ảo có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, bao gồm tích hợp với các hệ thống khác như CRM hoặc email.
- Việc nhận diện người gọi và cung cấp thông tin liên quan trước khi cuộc gọi được trả lời của tổng đài ảo giúp nâng cao chất lượng phục vụ và hiệu suất làm việc.
Những tiện ích này biến tổng đài ảo thành một công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa quá trình liên lạc và quản lý cuộc gọi cho doanh nghiệp.
V. Tổng đài ảo có nhiều bước tiến vượt bậc hơn tổng đài truyền thống
Tổng đài ảo mang lại nhiều ưu điểm so với tổng đài truyền thống, bất cứ doanh nghiệp nào lựa chọn dịch này đều có thể tận hưởng những ưu điểm vượt trội mà nó mang lại.
- Không mất tiền đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông: Sử dụng tổng đài ảo không đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng viễn thông phức tạp. Không cần đi dây điện thoại hay mua các thiết bị tổng đài đắt tiền. Thậm chí, nếu bạn sử dụng phần mềm tổng đài ảo, bạn có thể bắt đầu mà không cần bất kỳ thiết bị nào.
- Không bỏ lỡ bất cứ cuộc gọi nào: Trong tổng đài truyền thống, các cuộc gọi cùng thời điểm thường bị giới hạn, dẫn đến tình trạng máy bận khi có quá nhiều cuộc gọi. Nhưng với tổng đài ảo, không có giới hạn về số lượng cuộc gọi đồng thời. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào từ khách hàng.
- Gọi nội bộ miễn phí: Tổng đài ảo thường cho phép gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí, ngay cả khi các nhân viên làm việc ở các địa điểm khác nhau hoặc khác tỉnh thành.
- Cước gọi quốc tế thấp hơn: Nếu doanh nghiệp của bạn có hoạt động quốc tế, tổng đài ảo thường cung cấp cước phí cuộc gọi quốc tế thấp hơn so với các cuộc gọi từ tổng đài truyền thống.
- Linh hoạt vị trí làm việc: Nhân viên có thể làm việc bất kỳ đâu có kết nối Internet. Điều này tạo sự linh hoạt cho lực lượng lao động và giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí liên quan đến văn phòng cố định.
- Dễ dàng quản lý và thống kê: Tổng đài ảo thường có giao diện quản lý trực quan và dễ sử dụng. Bạn có thể dễ dàng quản lý cuộc gọi ra/vào, xem thống kê và nghe lại ghi âm cuộc gọi.
- Mở rộng dễ dàng: Bạn có thể mở rộng hệ thống tổng đài ảo dễ dàng theo nhu cầu của mình. Không cần mua thêm trang thiết bị hoặc dây cáp phức tạp.
- Tích hợp với các ứng dụng khác: Tổng đài ảo có thể tích hợp dễ dàng với các ứng dụng và hệ thống khác như quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), email, chat trực tuyến, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Với những ưu điểm nổi bật này của tổng đài ảo, bạn còn lý do gì để không ứng dụng ngay dịch vụ này vào tổng đài chăm sóc khách hàng của mình. Liên hệ ngay với 1 đơn vị uy tín cung cấp dịch vụ này để tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả công việc cho bộ phận chăm sóc khách hàng công ty mình nhé.
VI. Đăng ký sử dụng tổng đài ảo tại Vinasite
Vinasite với tổng đài ảo V9 Tech mang đến cho khách hàng giải pháp hoàn hảo cho dịch vụ chăm sóc khách hàng. Đến với Vinasite, khách hàng không chỉ được tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao được chất lượng dịch vụ.
Chất lượng dịch vụ: Vinasite có uy tín và kinh nghiệm trong việc cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin, bao gồm tổng đài ảo. Chúng tôi có thể đảm bảo chất lượng dịch vụ cao cấp để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn.
Tích hợp hệ thống: Vinasite có thể cung cấp giải pháp tổng đài ảo tích hợp với các hệ thống khác mà bạn có thể đang sử dụng, chẳng hạn như hệ thống quản lý khách hàng (CRM) hoặc các ứng dụng khác để tối ưu hóa quá trình làm việc.
Hỗ trợ khách hàng: Vinasite cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chất lượng, giúp bạn giải quyết mọi vấn đề liên quan đến tổng đài ảo một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Nhiều gói dịch vụ cho khách hàng lựa chọn: Vinasite có nhiều tùy chọn gói dịch vụ khác nhau về số lượng cuộc gọi, tính năng, và giá cả, giúp bạn lựa chọn gói phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn.
Ưu đãi hấp dẫn: Là đối tác của Vinasite, bạn có thể nhận được các ưu đãi và khuyến mãi đặc biệt cho các dịch vụ tổng đài ảo, giúp tiết kiệm chi phí tối đa.
An toàn và bảo mật: Vinasite chú trọng đến an ninh và bảo mật dữ liệu của khách hàng. Vì vậy lựa chọn hệ thống tổng đài ảo của chúng tôi, thông tin của bạn sẽ luôn an toàn.
Kinh nghiệm: Vinasite có kinh nghiệm trong việc cung cấp giải pháp tổng đài ảo cho nhiều doanh nghiệp khác nhau, từ các lĩnh vực khác nhau. Điều này có thể giúp họ hiểu rõ nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp của bạn.
Vinasite và V9 Tech luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn, liên hệ và hợp tác với chúng tôi nhé
Xem thêm:
